Niezbędne minimum informacji do przygotowania to: preferowane daty dla imprezy,  akceptowalne daty alternatywne (może się zdarzyć, że z uwagi na podpisane już umowy, pewne terminy już będą niedostępne), ilość czasu potrzebna/przewidywana na montaż, samą imprezę oraz na demontaż, całkowita potrzebna powierzchnia, tematyka imprezy, branża – jest to informacja konieczna z uwagi na bogactwo tematów już obecnych w EXPO XXI, w celu uniknięcia kolizji czasowej z imprezami o podobnej tematyce

Rezerwacja wstępna: kontakt bezpośredni z działem sprzedaży – Dział Sprzedaży Powierzchni lub wysłanie zapytania ofertowego, ustalenie głównych parametrów imprezy tj. terminów i wielkości powierzchni, ramowe ustalenia techniczne i logistyczne,  zaplanowanie terminu wizyty w obiekcie, ustalenie ewentualnego zakresu usług dodatkowych

Wizyta i oprowadzenie po obiekcie w obecności opiekuna z Działu Sprzedaży oraz pracownika Działu Usług. Podczas tej wizyty w obiekcie przedstawimy możliwości dedykowanego metrażu oraz zapoznacie się Państwo z szerszą ofertą możliwych usług towarzyszących realizacji imprezy. Dokładniejsze omówienie wymagań technicznych imprezy, w zależności od potrzeb zostanie zrealizowane na kolejnych spotkaniach doprecyzowujących potrzeby, możliwości obiektu i podział ról przy realizacji imprezy.